Título original: The Pomodoro Technique

Copyright © 2006, 2018 por Francesco Cirillo

Copyright da tradução © 2019 por GMT Editores Ltda.

Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste livro pode ser utilizada ou reproduzida sob quaisquer meios existentes sem autorização por escrito dos editores.

Pomodoro®, Pomodoro Technique®, e são marcas registradas de

Francesco Cirillo, Berlim, Alemanha.

tradução: Camilla Werner

preparo de originais: Sibelle Pedral

revisão: Rebeca Bolite e Sheila Louzada

capa: Christopher Lin

adaptação de capa e diagramação: Ana Paula Daudt Brandão

imagem de capa: PackStock / Alamy Stock Photo

foto do autor: © Christian Debus

adaptação para e-book: Marcelo Morais

CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO

SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ

C525t

Cirillo, Francesco

A técnica pomodoro [recurso eletrônico]/ Francesco Cirillo; tradução de Camilla

Werner. Rio de Janeiro: Sextante, 2019.

recurso digital

Tradução de: The pomodoro technique

Formato: ePub

Requisitos do sistema: Adobe Digital Editions

Modo de acesso: World Wide Web

Inclui bibliografia

ISBN 978-85-431-0772-1 (recurso eletrônico)

1. Administração do tempo. 2. Livros eletrônicos. I. Werner, Camilla. II. Título.

19-57091 CDD: 650.11

CDU: 005.962.11

Todos os direitos reservados, no Brasil, por

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SUMÁRIO

Prefácio à edição de 2018

Prefácio

Introdução

FUNDAMENTOS

O contexto

ATINJA SEUS OBJETIVOS INDIVIDUAIS

Materiais e métodos

OBJETIVO I: Descubra quanto esforço uma atividade exige

OBJETIVO II: Diminua as interrupções

OBJETIVO III: Estime o esforço exigido pelas atividades

OBJETIVO IV: Torne o pomodoro mais eficiente

OBJETIVO V: Crie um cronograma

OBJETIVO VI: Defina seu objetivo pessoal de aprimoramento

ATINJA OS OBJETIVOS COM SUA EQUIPE

Coloque a Técnica Pomodoro em prática com uma equipe

Adapte as ferramentas da Técnica a uma equipe

Técnicas simples para começar a trabalhar em equipe

Por que as equipes precisam de práticas mais avançadas?

A Técnica do Balcão

A Técnica do Pomodoro Hackathon

A Técnica do Aríete

RESULTADOS

Observações

Domine a técnica

O próximo passo

Regras

Glossário

Ao trabalho

Bibliografia

Agradecimentos

Sobre o autor

Informações sobre a Sextante

PREFÁCIO À EDIÇÃO DE 2018

Dei corda no primeiro pomodoro em uma tarde nublada de setembro

de 1987. O cenário era o terraço de uma casa na aldeia medieval de Sutri, 50

quilômetros ao norte de Roma, onde passava férias com minha família. A

tarefa era clara, mas assustadora: “Quero terminar este capítulo.” O capítulo

em questão era o primeiro de um livro de Sociologia que estava lendo para

uma prova que eu faria na faculdade dali a algumas semanas.

Naquela tarde, não passava pela minha cabeça que um dia milhões de

pessoas em todo o mundo repetiriam o mesmo gesto de dar corda em um

timer no formato de um tomate (pomodoro em italiano) para afastar as

distrações e alcançar seus objetivos dentro de um período de tempo

determinado. Nunca imaginei que ouviria timers ao entrar em um escritório

em que trabalhavam desenvolvedores de software geniais. E acharia

impossível que o CEO de um banco usasse um timer em formato de tomate

igual ao meu para estruturar uma reunião de conselho. E que a técnica seria

citada em publicações tão respeitadas quanto o The New York Times, o The

Guardian e a Harvard Business Review. Mas tudo isso aconteceu. Como

aconteceu, entretanto, continua a ser um delicioso mistério para mim.

Lembro-me muito bem do que senti quando aquele timer tocou pela

primeira vez: uma sensação de calma incomum e inexplicável. Antes disso,

minha mente estava à deriva como um barquinho em uma tempestade.

“Preciso passar na prova. Preciso ler três livros. Não tenho muito tempo até

lá. Não consigo me concentrar. Eu me distraio muito. Talvez eu devesse parar

de estudar e pedir para adiar a prova. Talvez eu devesse parar de estudar e

fazer outra coisa.” Depois que o timer tocou e aquele primeiro período de

estudo cronometrado terminou, o mar estava calmo novamente: eu sabia que

conseguiria. Eu me lembro de querer programar outro pomodoro. E tinha

programado o primeiro para apenas 2 minutos, não para 25, o tempo ideal,

como viria a descobrir mais tarde.

A sensação de calma e controle que recuperei me permitiu passar na prova. E

me fez iniciar minha própria pesquisa sobre o fenômeno dos pomodoros:

“Como ele funciona? Quanto um pomodoro deveria durar? Quantos

pomodoros se pode fazer por dia? Quanto tempo devo descansar entre os

pomodoros?” Levei alguns anos para descobrir as respostas para essas

questões, organizá-las e estruturá-las em um método que melhorasse a

produtividade. Me pareceu natural dar o nome de Pomodoro à técnica que

desenvolvi.

Enquanto escrevo este prefácio, o tique-taque suave daquele timer em

forma de tomate que usei para me preparar para a prova de sociologia ainda

me acompanha. Ele se tornou um velho amigo. Desde aquela tarde de

setembro de 1987, muitas coisas mudaram. A internet e as redes sociais

transformaram nossos hábitos e comportamentos; nossos smartphones nos

avisam quando devemos sair para chegar ao cinema na hora certa ou 5

minutos antes de ser entregue na nossa porta o jantar que pedimos do carro,

do táxi ou do ônibus a caminho de casa. As redes sociais e os mais diversos

aplicativos nos expõem a interrupções 24 horas por dia. Como a Técnica

Pomodoro pode ainda funcionar na era digital?

A maior fonte de distrações continua a ser nossa mente. As interrupções

internas, como as chamo – o repentino desejo de pedir uma pizza, de

atualizar seu status em uma rede social ou de arrumar a mesa – podem ser

mais frequentes e perturbadoras que as externas, como o alerta de um novo e-

mail ou uma notificação do Facebook. A melhor maneira de administrar essas

interrupções é aceitá-las e tratá-las com delicadeza. A Técnica Pomodoro

sugere que você as anote no celular, no computador ou em um pedaço de

papel para tratar delas assim que o timer tocar. Desse modo, você reconhece o

valor dessas interrupções e tem tempo de pensar nelas e analisá-las de

maneira apropriada para decidir quais são ou não realmente importantes. Se

houver interrupções internas demais em um curto espaço de tempo, a

Técnica Pomodoro pede especificamente que você pare e faça uma pausa

mais longa.

O excesso de interrupções internas é a maneira que nosso cérebro

encontra para nos mandar uma mensagem: não estamos confortáveis com o

que estamos fazendo. Seja porque temos medo de fracassar (e pode ser

assustador mesmo), seja porque nosso objetivo parece muito complexo ou

porque sentimos que o tempo está se esgotando. Para nos proteger, o cérebro

cria atividades diferentes e mais tranquilizadoras. Resultado: preferimos as

interrupções sempre que possível.

O tipo e a frequência das interrupções – sejam elas internas ou externas –

não atrapalham a Técnica Pomodoro. Ela nos ajuda a entender como nossa

mente funciona e a administrar as interrupções de maneira consciente. Às

vezes o que nos ocorre é mesmo urgente, mas na maioria dos casos pode ser

adiado 20 minutos, até o pomodoro tocar. Como muitas interrupções são

apenas maneiras que nossa mente encontra para nos distrair, nos afastar do

que deveríamos fazer, esse processo pode levar a uma melhor compreensão

dos medos por trás da sua reação a elas. Depois de identificar esses medos, é

possível encontrar uma maneira de lidar com eles. Sem esse processo, nossos

temores podem assumir o controle e o “medo do medo” talvez nos paralise. A

técnica nos ajuda a desenvolver um diálogo interno constante, a nos observar

e a não nos iludir. Se mesmo assim você estiver trocando mensagens com

alguém em vez de se concentrar no seu objetivo, não se preocupe: o próximo

pomodoro será melhor. Seja gentil consigo mesmo.

PREFÁCIO

Desenvolvi a base da Técnica Pomodoro no final da década de 1980,

durante meus primeiros anos de faculdade.

Depois que a alegria de ter passado nas provas do primeiro ano se

dissipou, entrei em crise e vivi tempos de baixa produtividade e muita

confusão. Todo dia eu ia para a faculdade, assistia às aulas e voltava para casa

com a sensação desanimadora de que não sabia o que estava fazendo, de que

estava desperdiçando meu tempo. A época das provas chegava tão depressa

que eu me sentia indefeso diante da passagem do tempo.

Certo dia, na sala de aula em que costumava estudar, observei meus

colegas com um olhar crítico e então analisei a mim mesmo de maneira ainda

mais severa: como eu me organizava, como interagia com os outros, como

estudava. Era óbvio que o grande número de distrações e interrupções e o

baixo nível de concentração e motivação estavam na raiz da confusão que eu

vinha sentindo.

Fiz a mim mesmo uma pergunta que foi ao mesmo tempo útil e

humilhante: “Você consegue estudar, estudar de verdade, por 10 minutos?”

Eu precisava de uma referência objetiva, um Tutor do Tempo, e o encontrei

no timer de cozinha em formato de tomate.

Não ganhei logo de cara a aposta que fiz comigo mesmo sobre os 10

minutos de estudo. Na verdade, precisei de tempo e muito esforço, mas no

final deu certo.

Naquele pequeno primeiro passo, descobri algo intrigante sobre o

mecanismo do pomodoro. Com essa nova ferramenta, dediquei-me a

aperfeiçoar meu processo de estudo e, anos depois, de trabalho. Tentei

entender e resolver problemas cada vez mais complexos, até mesmo na

dinâmica do trabalho em equipe. Aos poucos, desenvolvi a Técnica

Pomodoro que descrevo neste livro.

Há anos ensino esse método em aulas abertas ao público e em

consultorias para equipes. Ao longo desse tempo, o interesse aumentou. Cada

vez mais pessoas me perguntam o que é e como usar a técnica, então é preciso

explicá-la como a concebi. Minha esperança é que ela ajude outras pessoas a

alcançar os próprios objetivos de aperfeiçoamento pessoal.

INTRODUÇÃO

Para muitas pessoas, o tempo é um inimigo. A ansiedade gerada pelo

tique-taque do relógio, ainda mais quando há um prazo a cumprir, produz

comportamentos pouco eficientes no trabalho e nos estudos, o que, por sua

vez, pode levar à procrastinação. O objetivo da Técnica Pomodoro é

transformar o tempo em um valioso aliado para realizar o que quisermos da

maneira que quisermos, e ainda aprimorar continuamente nosso

desempenho no trabalho ou nos estudos. Este livro apresenta a Técnica

Pomodoro tal como foi aperfeiçoada em 1992 e ensinada a pessoas desde

1998 e a equipes desde 1999.

A parte “Fundamentos” analisa os problemas ligados ao tempo, os

objetivos da Técnica Pomodoro e seus pressupostos básicos. “Atinja seus

objetivos individuais” descreve a técnica e mostra como indivíduos podem

aplicá-la ao completar objetivos progressivos. A parte “Atinja os objetivos

com sua equipe” explica como adaptar a técnica ao ambiente de trabalho e

descreve uma série de práticas para melhorar a produtividade em equipe. A

parte “Resultados” traz observações baseadas nas experiências de pessoas que

usaram a técnica e identifica fatores que explicam a eficácia do pomodoro

como aliado em seus objetivos.

FUNDAMENTOS

O CONTEXTO

Quem nunca ficou ansioso diante de uma tarefa com prazo? Nessa

circunstância, quem nunca sentiu vontade de deixar a tarefa de lado, atrasar o

cronograma e procrastinar? Quem nunca teve aquela sensação desagradável

de depender do tempo, de viver correndo para dar conta dos compromissos e

de abrir mão do que ama fazer por falta de tempo?

Em “O relógio”, um dos poemas de As flores do mal, Baudelaire afirma

que o tempo é um adversário que vence todas as jogadas, que não há como

escapar desse fato.

Será que o poema representa a verdadeira natureza do tempo ou é apenas

uma das maneiras possíveis de enxergá-lo? De forma geral, por que as pessoas

têm tantos problemas com o tempo? De onde vem essa ansiedade que

sentimos ao pensar que o tempo está escorrendo entre nossos dedos?

Pensadores, filósofos, cientistas – qualquer um que tenha enfrentado o

desafio de tentar definir o tempo e a relação entre ele e as pessoas – sempre

foram obrigados a reconhecer a derrota. Trata-se de uma investigação com

limitações inevitáveis e ao mesmo tempo interminável. Poucos ofereceram

perspectivas significativas. Dois aspectos profundamente relacionados

parecem coexistir no que diz respeito ao tempo:

DEVIR: característica abstrata e dimensional do tempo que fez surgir o

hábito de medi-lo (em segundos, minutos, horas), a ideia de mostrá-lo

em um eixo, como fazemos com representações espaciais, além do

conceito de duração de um evento (a distância entre dois pontos no eixo

temporal) e a noção de estar atrasado (novamente a distância entre dois

pontos no eixo temporal).1

SUCESSÃO DE EVENTOS: aspecto concreto da ordem temporal: acordamos,

tomamos banho, tomamos café da manhã, estudamos, almoçamos,

tiramos uma soneca, brincamos, jantamos e dormimos. As crianças têm

essa noção de tempo antes de desenvolverem a ideia do tempo abstrato

que passa independentemente de quaisquer eventos.2

1 Henri Bergson, Evolução criadora, Unesp, 2010.

2 Eugéne Minkowski, Lived Time, Northwestern University Press, 1970.

Desses dois aspectos, é o devir que gera ansiedade. Por natureza, é um

aspecto ilusório, indefinido, infinito: o tempo passa, escorrega, move-se em

direção ao futuro. Se tentamos medir a nós mesmos em relação à passagem

do tempo, nos sentimos inadequados, oprimidos, escravizados e derrotados,

mais e mais a cada segundo. Perdemos nossa energia vital, a força que nos

permite realizar coisas: “Duas horas se passaram e ainda não acabei; dois dias

se passaram e ainda não acabei.” Em momentos de fraqueza, o objetivo da

tarefa em questão torna-se obscuro.

A sucessão de eventos parece ser o aspecto do tempo que menos gera

ansiedade. Às vezes, a progressão regular de atividades tem inclusive o poder

de acalmar.

os objetivos da técnica pomodoro

Oferecer uma ferramenta ou um processo simples para melhorar a

produtividade (sua e da sua equipe). Graças a ela é possível:

aliviar a ansiedade em relação ao devir;

aumentar o foco e a concentração ao diminuir o número de

interrupções;

ampliar a consciência sobre as próprias decisões;

impulsionar a motivação e mantê-la constante;

sustentar a determinação para atingir objetivos;

refinar o processo de estimativa em termos qualitativos e quantitativos;

aprimorar processos de estudo ou trabalho;

fortalecer a determinação para continuar dedicando-se a situações

complexas.

pressupostos básicos

A Técnica Pomodoro baseia-se em três elementos principais:

UMA MANEIRA DIFERENTE DE VER O TEMPO que não mais se apoia no conceito

de devir. Isso alivia a ansiedade e leva a uma maior eficiência pessoal.

O MELHOR USO DA MENTE. Permite um pensamento mais claro, consciência

mais ampla e foco mais aguçado, ao mesmo tempo que facilita o

aprendizado.

O USO DE FERRAMENTAS SIMPLES E DISCRETAS. Isso reduz a complexidade da

aplicação da técnica. Ao mesmo tempo, favorece a continuidade e nos

permite concentrar esforços nos objetivos que queremos alcançar.

Muitas técnicas de gerenciamento de tempo não dão certo porque criam

mais um nível de dificuldade para a já complexa tarefa em questão.

A primeira inspiração da Técnica Pomodoro veio das seguintes ideias:

timeboxing 3 ; as técnicas cognitivas descritas por Buzan, entre outros, sobre

como a mente trabalha; e a dinâmica de jogo desenhada por Gadamer.4

Noções sobre como estruturar objetivos e atividades de maneira progressiva

são detalhadas em Gilb.5

3 Tony Buzan, The Brain User’s Guide, Plume, 1983.

4 Hans-Georg Gadamer, Verdade e método, Vozes, 2015.

5 Tom Gilb, Principles of Software Engineering Management, Addison-Wesley, 1996.

ATINJA SEUS

OBJETIVOS INDIVIDUAIS

MATERIAIS E MÉTODOS

O processo por trás da Técnica Pomodoro consiste em cinco etapas:

O QUÊ QUANDO POR QUÊ

No

Planejamento começo Para decidir quais serão as atividades do dia

do dia

Ao longo Para reunir dados sobre o esforço necessário e outras medidas que

Monitoramento do dia possam ser úteis

Registro Para criar um arquivo de observações diárias dia No fim do

Processamento Para transformar os dados em informação dia No fim do

No fim do Para apresentar a informação em um formato que facilite a

Visualização dia compreensão e aponte os caminhos para o aprimoramento

tabela 1: as etapas da técnica pomodoro.

Esse procedimento básico dura um dia, mas pode durar menos. Nesse caso, as cinco

etapas podem acontecer de maneira mais frequente.

figura 1: o timer em forma de tomate (pomodoro).

Para colocar a Técnica Pomodoro em prática, você precisa apenas de:

Um timer de cozinha (Figura 1).

Uma planilha de Tarefas do Dia preenchida pela manhã e que inclua:

um cabeçalho com o lugar, a data e o autor;

uma lista de coisas a fazer durante o dia, em ordem de prioridade;

uma coluna intitulada “Não planejadas & urgentes”, na qual

qualquer atividade inesperada que precise ser resolvida deve ser

listada assim que surgir. Essas atividades podem modificar o

planejamento do dia.

Uma planilha de Inventário de Atividades, contendo:

um cabeçalho com o nome do autor;

linhas nas quais as diversas atividades são anotadas conforme

surgem. No final do dia, riscam-se as que foram concluídas.

Uma planilha de Registro. Conjunto de dados necessários para produzir

relatórios e gráficos pertinentes. De acordo com os objetivos, contém

diferentes conjuntos de campos. Em geral, essa folha deve incluir a data,

a descrição e o número de pomodoros necessários para realizar uma

tarefa. Deve ser atualizada pelo menos uma vez ao dia, normalmente no

final.

Nos exemplos simples apresentados neste livro, as etapas de Registro,

Processamento e Visualização são feitas diretamente na Folha de Registro.

Por limitações tipográficas, as planilhas usadas neste livro mostram apenas as entradas

relacionadas ao tópico em questão. No final do livro, você encontrará modelos completos

das planilhas descritas e poderá usá-las para praticar a técnica.

Nos capítulos a seguir, apresento uma abordagem evolutiva do uso da

Técnica Pomodoro para aqueles que desejarem experimentá-la de maneira

progressiva. Pela natureza incremental da técnica, os objetivos devem ser

completados na ordem em que são apresentados.

OBJETIVO I

DESCUBRA QUANTO ESFORÇO

UMA ATIVIDADE EXIGE

O pomodoro tradicional tem 30 minutos de duração: 25 de trabalho e 5

de pausa. No começo de cada dia, escolha no Inventário de Atividades as

tarefas que quer realizar, dê prioridade a elas e escreva-as na planilha de

Tarefas do Dia (Figura 2).

figura 2: planilha de tarefas do dia.

comece o primeiro pomodoro

Ajuste o timer para 25 minutos e inicie a primeira atividade da planilha de

Tarefas do Dia. O timer deve estar em uma posição que permita a quem

estiver usando uma visualização clara do tempo que falta (Figura 3).

figura 3: o tempo que falta deve estar sempre visível.

Um pomodoro não pode ser interrompido: ele marca 25 minutos de

trabalho contínuo. Tampouco pode ser dividido: não existe meio pomodoro

ou um quarto de pomodoro. (Regra: um pomodoro é indivisível.) Se um

pomodoro é interrompido por alguém ou alguma coisa, perde a validade: é

como se nunca tivesse sido programado; então, deve-se recomeçar. Quando o

timer tocar, marque um “X” ao lado da atividade que estiver fazendo e faça

uma pausa de 3 a 5 minutos. O fim da contagem do tempo do timer indica

que a atividade atual está obrigatoriamente suspensa. É proibido continuar a

trabalhar “só mais uns minutos”, mesmo que você esteja certo de que

naqueles poucos minutos vai concluir a tarefa em questão.

figura 4: o primeiro pomodoro.

A pausa de 3 a 5 minutos é o tempo necessário para você se desconectar

do trabalho. Ela permite que sua mente assimile o que foi aprendido nos 25

minutos anteriores e também o libera para fazer algo bom para sua saúde, o

que vai ajudá-lo a dar o melhor de si no próximo pomodoro. Durante essa

pausa, você pode se levantar e andar pela sala, beber água ou planejar as

próximas férias. Também vale fazer exercícios de respiração ou alongamento.

Se você trabalha com outras pessoas, é hora de contar uma ou duas piadas.

Durante essa pausa rápida, não é uma boa ideia iniciar atividades que

exijam esforço mental. Por exemplo, não fale sobre assuntos de trabalho com

um colega, não escreva e-mails importantes nem dê telefonemas urgentes.

Essas tarefas bloqueariam a integração mental construtiva de que você precisa

para se sentir alerta e disposto ao começar o próximo pomodoro. Inclua-as no

seu Inventário de Atividades e reserve pomodoros específicos para realizá-las.

É óbvio que durante essa pausa você não deve pensar no que estava fazendo

no último pomodoro. Assim que o descanso acabar, ajuste o timer para 25

minutos e continue a atividade até ele tocar de novo. Então marque outro “X”

na planilha de Tarefas do Dia (Figura 5).

figura 5: o segundo pomodoro.

Faça uma pausa de 3 a 5 minutos e então comece um novo pomodoro.

a cada quatro pomodoros

Interrompa a atividade em curso e faça um intervalo maior, de 15 a 30

minutos.

A pausa de 15 a 30 minutos é a oportunidade ideal para arrumar a mesa,

pegar um pouco de café, ouvir mensagens de voz, verificar os e-mails, fazer

exercícios respiratórios, caminhar ou simplesmente descansar. O importante

é não fazer nada complexo, senão sua mente não poderá se reorganizar e

assimilar o que você aprendeu, e, como consequência, você não conseguirá

ser tão eficiente no próximo pomodoro. É claro que durante essa pausa você

não deve pensar no que fez nos últimos pomodoros.

figura 6: o fim do primeiro grupo de pomodoros.

conclua uma atividade

Continue a trabalhar, pomodoro após pomodoro, até acabar a tarefa, e então

a risque da planilha de Tarefas do Dia (Figura 7).

figura 7: conclua uma atividade.

Situações específicas devem ser resolvidas com bom senso:

Caso conclua uma tarefa enquanto o timer ainda estiver funcionando,

vale a seguinte regra: Se um pomodoro começar, o timer terá que

tocar. Uma boa ideia é aproveitar a oportunidade para aprender mais,

usando o tempo restante para revisar ou repassar o que fez, realizar

pequenas melhorias e anotar o que aprendeu, até o timer tocar.

Se a atividade foi concluída nos primeiros 5 minutos do pomodoro e

você acha que, na verdade, ela acabou durante o pomodoro anterior e

que uma revisão não vale a pena, esse pomodoro, excepcionalmente, não

deve ser incluído na conta.

figura 8: conclua várias atividades.

Assim que terminar uma atividade, passe para a próxima da lista e depois

para a outra, fazendo pausas curtas entre um pomodoro e outro e maiores a

cada quatro pomodoros (Figura 8).

registre

No final de cada dia, transfira os pomodoros concluídos para um arquivo.

Talvez seja mais conveniente usar uma tabela eletrônica ou uma base de

dados e excluir as tarefas finalizadas da planilha de Inventário de Atividades.

O que você monitora e registra depende do que deseja observar e dos tipos de

relatório que pretende gerar. A meta inicial de monitorar e depois registrar

pode ser simplesmente apresentar um relatório com o número de pomodoros

necessários para a execução de cada tarefa. Em outras palavras, talvez você

queira mostrar o esforço empregado para completar cada atividade. Para isso,

você pode usar os seguintes campos: data, horário de início, tipo de atividade,

uma descrição da atividade, o número real de pomodoros, um breve

comentário sobre os resultados alcançados e, talvez, um espaço para ideias de

aprimoramento ou para os problemas que podem ter surgido (Figura 9). Na

prática, esse modelo inicial de registro representará o relatório que você

deseja gerar. É fácil esboçá-lo até em uma folha de papel.

figura 9: planilha de registro.

Mas como Marcos preencheu a hora em que começou uma atividade se

ele não a tinha monitorado? Com a Técnica Pomodoro, não é essencial

monitorar o horário de início de uma atividade (ou de cada pomodoro). O

importante é monitorar o número de pomodoros que foram de fato

finalizados. Esse ponto é essencial para entender a Técnica Pomodoro.

Como o monitoramento é feito pelo menos uma vez ao dia, lembrar e calcular

o horário de início não é complicado; na verdade, é até um exercício mental

benéfico.

Uma técnica útil para recordar o horário de início é repassar o dia de trás para a frente, da

última atividade até a primeira que foi realizada.

melhore seu desempenho

O registro fornece uma ferramenta eficiente para colocar a Técnica

Pomodoro em prática no que diz respeito à auto-observação e à tomada de

decisão, sempre com o objetivo de melhorar seus resultados. Por exemplo,

você pode perguntar a si mesmo quantos pomodoros gasta por semana em

atividades de trabalho e de preparação, quantos consegue concluir em um dia

padrão, e assim por diante. Você também pode avaliar se todas as etapas do

processo são eficientes ou se alguma delas poderia ser eliminada sem afetar o

resultado.

Na Figura 9, vimos que Marcos gastou dez pomodoros para escrever,

revisar e resumir o artigo “Como aprender música”. Parece demais. Marcos

gostaria de atingir o mesmo resultado em nove pomodoros ou menos, de

forma a ter um pomodoro livre para outras atividades. “Eu gostaria de

escrever o próximo artigo com a mesma qualidade e menos esforço. Como?

Que etapas eu devo eliminar? Quais atividades são de fato úteis? Como posso

reorganizá-las para ser mais eficiente?”

Esse tipo de questionamento permite que as pessoas aprimorem, ou pelo

menos tentem aprimorar, seus processos de trabalho ou estudo. Mas a

atividade de registro (e a busca por maneiras de melhorar) não deve levar

mais do que um pomodoro.

a natureza do pomodoro

O pomodoro marca a passagem do tempo, então é uma medida temporal.

Quando associado ao número de pessoas envolvidas em uma atividade, ele se

transforma em uma medida de esforço. É um dado que nos permite dizer que,

para a realização de determinada tarefa, foi necessário certo número de

pomodoros individuais, pomodoros em dupla ou pomodoros em equipe,

sendo que cada uma dessas unidades mede o esforço. O esforço relativo a

diferentes quantidades de pessoas não é homogêneo, portanto essas medidas

não podem ser somadas ou comparadas.

O trabalho de um indivíduo, uma dupla ou uma equipe representa uma

maneira diferente de combinar fatores produtivos e demanda diversos meios

de comunicação. Não existem fórmulas para converter pomodoros

individuais em pomodoros em dupla ou em pomodoros em equipe.

Vamos supor que queiramos medir o custo de uma atividade realizada por mais de uma

pessoa de maneiras individual, em duplas e em equipe. Ao aplicar a métrica financeira, é

possível comparar e somar diferentes quantidades de esforço. Por exemplo, pense em uma

atividade realizada com o esforço de dois pomodoros individuais e três pomodoros de

dupla. Em termos de esforço, essas quantidades não podem de jeito nenhum ser

comparadas de maneira direta ou somadas. No entanto, ao atribuir um valor monetário ao esforço de um pomodoro, por exemplo, 10 reais, podemos dizer que a atividade custa 2 x 10 reais + 3 x 2 x 10 reais = 80 reais.

OBJETIVO II

DIMINUA AS INTERRUPÇÕES

A duração de um pomodoro – 25 minutos – parece breve o suficiente

para que seja possível resistir à distração causada por diversos tipos de

interrupção. No entanto, a experiência mostra que, ao começar a usar a

Técnica Pomodoro, as interrupções podem se tornar um problema real. Por

isso é necessário criar uma estratégia eficiente para minimizá-las e aumentar

progressivamente o número de pomodoros finalizados de maneira

consistente e ininterrupta. Existem dois tipos de interrupção: a interna e a

externa.

interrupções internas

Apesar de um pomodoro durar apenas 25 minutos, nem todo mundo

consegue chegar ao fim dos primeiros com facilidade. Muitos se deixam levar

por uma necessidade imediata de interromper a atividade que estão

realizando: se levantam para pegar algo para comer ou beber, fazer uma

ligação que de repente parece urgente, verificar algo na internet (relacionado

ou não à tarefa em andamento), olhar e-mails. Em última instância, talvez

seja preciso até mesmo reavaliar por que priorizamos essa atividade; estamos

sempre duvidando do nosso planejamento diário e das nossas decisões.

Essas distrações – ou maneiras de procrastinar a atividade que está sendo

realizada – são chamadas de interrupções internas. Em geral, elas camuflam

nosso medo de não conseguir terminar o que estamos fazendo da forma e no

tempo que queremos. As interrupções internas quase sempre estão associadas

a uma baixa capacidade de concentração.

Como se libertar dessas interrupções internas? Atuando em duas frentes:

1. Torne essas interrupções bem evidentes. Cada vez que você sentir que

uma interrupção em potencial vai surgir, coloque um apóstrofo (’) na

planilha de Registro.

2. Decida o que fazer. Você pode escolher entre:

escrever a nova atividade na seção “Não planejadas & urgentes” da

planilha de Tarefas do Dia, se considerar que ela é importante e que

não pode ficar para depois;

anotar a atividade no Inventário de Atividades com um “N” ao lado

(não planejada); acrescente um prazo, se achar necessário;

renovar sua determinação de chegar ao fim do pomodoro atual. Depois

de anotar o apóstrofo, continue trabalhando na tarefa até o timer tocar.

(Se um pomodoro começar, o timer terá que tocar.)

O intuito é aceitar o fato de que as necessidades surgem e não devem ser

negligenciadas. Olhe para elas de maneira objetiva e, se possível, programe-as

para outro momento.

cenário

Um exemplo ajuda a esclarecer a dinâmica das interrupções internas e a

melhor maneira de gerenciá-las. Marcos está no segundo pomodoro da tarefa

“Como aprender música”; de repente, ele sente que precisa ligar para sua

amiga Carol para descobrir quando sua banda de rock favorita vai tocar.

Marcos se pergunta: “Isso é realmente urgente? Tenho que fazer isso hoje?” E

ele mesmo responde: “Não, posso deixar para depois. Posso fazer isso daqui a

uma ou duas horas. Ou, quem sabe, amanhã.” Marcos recorre à planilha de

Tarefas do Dia e coloca um apóstrofo ao lado da atividade em curso (Figura

10). Também acrescenta um item ao Inventário de Atividades no campo de

atividades não planejadas (marcado com um “N” – Figura 11) e continua com

o pomodoro.

figura 10: interrupção interna.

figura 11: atividade não planejada.

Então, Marcos se pergunta: “Essa atividade tem que ser feita amanhã?” E

ele mesmo responde: “Não, tenho até o final da semana para resolver isso.”

Marcos acrescenta um prazo entre parênteses perto no “N” (Figura 12).

figura 12: estabelecer um prazo para uma atividade não planejada.

Se, 10 minutos depois, Marcos tiver o desejo súbito de comer pizza, ele vai

marcar outro apóstrofo. Dessa vez, porém, anotará essa atividade no campo

“Não planejadas & urgentes” da planilha Tarefas do Dia (Figura 13). E vai

continuar com seu pomodoro atual.

figura 13: interrupção interna urgente.

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Índice

Créditos

Prefácio à edição de 2018

Prefácio

Introdução

FUNDAMENTOS

O contexto

ATINJA SEUS OBJETIVOS INDIVIDUAIS

Materiais e métodos

OBJETIVO I: Descubra quanto esforço uma atividade exige

OBJETIVO II: Diminua as interrupções

OBJETIVO III: Estime o esforço exigido pelas atividades

OBJETIVO IV: Torne o pomodoro mais eficiente

OBJETIVO V: Crie um cronograma

OBJETIVO VI: Defina seu objetivo pessoal de aprimoramento

ATINJA OS OBJETIVOS COM SUA EQUIPE

Coloque a Técnica Pomodoro em prática com uma equipe

Adapte as ferramentas da Técnica a uma equipe

Técnicas simples para começar a trabalhar em equipe

Por que as equipes precisam de práticas mais avançadas?

A Técnica do Balcão

A Técnica do Pomodoro Hackathon

A Técnica do Aríete

RESULTADOS

Observações

Domine a técnica

O próximo passo

Regras

Glossário

Ao trabalho

Bibliografia

Agradecimentos

Sobre o autor

Informações sobre a Sextante